Privacy bij Fjord Line

1.Inleiding

Fjord Line AS (“Fjord Line”) is een bedrijf met verantwoordelijkheidsgevoel dat begrijpt dat uw persoonsgegevens op een veilige en betrouwbare manier moeten worden verwerkt, in overeenstemming met de geldende privacywetten.

Het beleid bevat informatie die u kunt opvragen wanneer er gegevens worden verzameld van onze websites (artikel 19 van de Wet Persoonsgegevens) en algemene informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken (artikel 18, 1e paragraaf van de Wet Persoonsgegevens).

Onderaan deze pagina vindt u onze bedrijfsgegevens en contactinformatie. Dit privacybeleid is van toepassing op de website www.fjordline.com en onze andere onafhankelijke distributiekanalen.

2.Gegevensbeheerder

Bij Fjord Line is de CEO verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Uitgangspunt voor de verwerking is, tenzij anders aangegeven, uw toestemming als bezoeker/klant.

3.Cookies

Onze website, www.fjordline.com, maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die onze website op uw computer opslaat om, onder andere, de gebruiksvriendelijkheid, navigatie en analysecapaciteit te verbeteren.

We gebruiken vier verschillende soorten cookies op onze website:

3.1Vereiste cookies

Deze cookies zijn absoluut noodzakelijk om de webpagina’s goed te laten werken. Zonder deze cookies kunnen we niet garanderen dat u door de website kunt navigeren, veerboottickets kunt zoeken en boeken of kunt inloggen op uw Fjord Club profiel.

3.2Functionele cookies

Om de gebruiksvriendelijkheid van www.fjordline.com te verbeteren, gebruiken we cookies die de keuzes die u maakt op onze website “onthouden”. Bijvoorbeeld de vertrekhaven die uw voorkeur heeft, welke artikelen u leest en in welke producten u het meeste geïnteresseerd bent.

3.3Analyse cookies

Om een gebruiksvriendelijke website te ontwikkelen is het zoekpatroon van de gebruikers van onze website belangrijk voor ons. Om deze informatie te analyseren, gebruiken we de analysetool Google Analytics.

Google Analytics maakt gebruik van cookies die de IP-adressen van gebruikers herkennen en die informatie geven over het onlinegedrag van de individuele gebruiker. Voorbeelden van informatie die de statistieken bieden zijn : hoeveel mensen verschillende webpagina’s bezoeken, hoelang deze bezoeken duren, van welke websites de bezoekers komen en welke zoekmachines er zijn gebruikt. Geen enkele cookie stelt ons in staat om informatie over uw gebruik van de website aan u als individu te koppelen.

De door Google Analytics verzamelde informatie wordt opgeslagen op de servers van Google in de Verenigde Staten. De verkregen informatie valt onder het privacybeleid van Google.

3.4Reclamecookies

Deze cookies worden gebruikt om op andere websites die u bezoekt advertenties te tonen die voor u relevant zijn. Ze worden op onze website geplaatst door reclamenetwerken van derden (Facebook, Google, Schibsted, Amedia, etc.), namens ons en met onze toestemming.

De vertrekhaven die uw voorkeur heeft, artikelen die u leuk vindt en welke producten u het meest interesseren zijn allemaal voorbeelden van informatie die door deze cookies worden gebruikt.

3.5Toestemming voor het gebruik van cookies

Als u www.fjordline.com bezoekt, geeft u toestemming voor het gebruik van de bovengenoemde cookies.

3.6Hoe beheert u cookies in uw browser?

Op veiliginternetten.nl kunt u lezen hoe u uw browser instelt om cookies te accepteren/af te wijzen en hoe u het internet op een veilige manier kunt gebruiken.

4.Verzameling van persoonsgegevens

4.1Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle vormen van informatie die direct of indirect toe te rekenen zijn aan een natuurlijke persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer.

4.2Verzamelde persoonsgegevens

Fjord Line verzamelt persoonsgegevens op verschillende manieren. Allereerst in een rechtstreekse dialoog met u als klant. De verzameling is gebaseerd op toestemming, of als onderdeel van de nakoming van de contractuele verplichtingen die wij met u aangaan wanneer u reizen of andere producten bij ons boekt.

4.2.1Wanneer u een reis boekt

Als u een reis met Fjord Line boekt, verzamelen wij persoonsgegevens over de medereizigers om de boeking te voltooien.

Hoofdreiziger
We verzamelen de volgende informatie over de hoofdreiziger (de persoon die de reis boekt en betaalt): naam, adres, mobiel nummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht en nationaliteit. In verband met de boeking verzamelen we ook de betalingsgegevens van de hoofdreiziger.

Reisgezelschap
Als het reisgezelschap uit meerdere personen bestaat (inclusief kinderen), verzamelen wij de volgende gegevens over hen: naam, nationaliteit, geboortedatum en geslacht.

Fjord Club-leden
Als de hoofdreiziger of anderen in het reisgezelschap lid zijn van Fjord Club, kan dit aan de boeking worden toegevoegd. Als u gebruik wilt maken van de voordelen van Fjord Club, moet het lidmaatschapsnummer geregistreerd staan. Algemene voorwaarden Fjord Club.

Niet-Scandinavische burgers
Als de hoofdreiziger of een andere persoon in het reisgezelschap geen inwoner van Scandinavië is, zijn wij door de Noorse autoriteiten verplicht het paspoortnummer van deze personen op te vragen.

Specifiek in verband met invaliditeit
Indien de hoofdreiziger of anderen in het reisgezelschap bijzondere behoeften hebben in verband met een handicap, wordt dit bij de boeking geregistreerd om, indien nodig, eventuele hulp te verlenen. Houd er rekening mee dat informatie die wordt verstrekt bij de boeking van een reis met een handicap geheel wordt verwijderd nadat de reis is geëindigd.

4.2.2Bij persoonlijk contact

We verzamelen persoonsgegevens van u wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, chat, telefoon, of anderszins. In de eerste plaats verzamelen we persoonsgegevens die nodig zijn om uw aanvraag te behandelen.

Dit is vaak informatie zoals uw naam en boekingsnummer. Afhankelijk van de wijze waarop u contact met ons opneemt, kunnen we ook contactgegevens zoals uw e-mailadres en telefoonnummer verzamelen.

In het geval van persoonlijk contact, verzamelen we ook andere persoonsgegevens die u vrijgeeft. Dit kan informatie zijn betreffende invaliditeit, allergieën, gezondheid of andere informatie over u of anderen in het reisgezelschap.

4.2.3Aanmelding voor lidmaatschap bij Fjord Club

Informatie over de persoonsgegevens die in verband met het lidmaatschap bij Fjord Club worden verzameld en over de verwerking van deze gegevens vindt u op de pagina “Algemene voorwaarden Fjord Club“ in hoofdstuk 6.

4.2.4Wanneer u de website van Fjord Line gebruikt

Wanneer u de website of andere digitale diensten van Fjord Line gebruikt, verzamelen we informatie over uw gebruik. We verzamelen ook informatie over hoe u navigeert, waar u naar zoekt en in welke pagina’s, producten en artikelen u geïnteresseerd bent.

Als u bent ingelogd als lid van Fjord Club of informatie verstrekt aan de hand waarvan wij u kunnen identificeren, koppelen wij informatie over uw surfgedrag aan de andere informatie die wij over u hebben.

Dit doen we om u de best mogelijke gebruikerservaring te bieden en om voor marketingdoeleinden een beeld te krijgen van uw interesses.

5.Opslag en verwerking van persoonsgegevens

Fjord Line verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de bestaande Noorse wetgeving. Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om een reisovereenkomst af te ronden omdat de informatie nodig is om wettelijke verplichtingen na te komen, of met toestemming van de persoon.

5.1Reisadministratie

Om de diensten die u via Fjord Line boekt te kunnen leveren, gebruiken wij uw persoonlijke gegevens voor uiteenlopende doeleinden. De informatie wordt gebruikt om reisdocumenten aan te maken, om hotelovernachtingen te beheren bij het boeken van een reispakket en voor de betaling van de diensten die u hebt geboekt.

Als u een pakketreis heeft geboekt, worden de gegevens op eenzelfde manier gebruikt om deze diensten te leveren. Als u andere diensten heeft besteld, zoals entreekaarten voor pretparken, of concerttickets en dergelijke, dan worden deze gegevens tevens op eenzelfde manier gebruikt om deze diensten te leveren.

Het beheren van uw reis houdt ook het gebruik in van uw gegevens voor boekhoudingsdoeleinden, afwikkeling en controle, creditcardcontroles of controles op andere betaalkaarten, immigratie en douanecontrole.
Als u een reis bij ons heeft geboekt, gebruiken we uw persoonsgegevens om de boekingsbevestiging, belangrijke informatie over de reis en informatie over relevante aanbiedingen voor de reis in kwestie te sturen, indien u hier bij het boeken toestemming voor heeft gegeven. Deze e-mails worden verzonden naar het e-mailadres dat u bij de boeking opgeeft.

Voor en tijdens de reis sturen we u belangrijke informatie via SMS naar het mobiele nummer dat is opgegeven bij de boeking. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over wijzigingen, vertragingen en annuleringen.

5.2Contact met de klantenservice

Als u per e-mail, chat, telefoon of persoonlijk contact opneemt met de klantenservice bij een van onze boekingskantoren, gebruiken wij uw persoonsgegevens om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en om vragen te beantwoorden of klachten te behandelen.

We gebruiken uw naam en boekingsnummer om u en uw reis te kunnen identificeren. We gebruiken uw contactgegevens, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer, om contact met u op te nemen in het geval van vragen of andere kwesties.

5.3Marketing en personalisatie

Klantgegevens kunnen door Fjord Line gebruikt worden voor marketingdoeleinden.

Als u lid bent van Fjord Club en als u zich hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief, gebruiken we uw persoonsgegevens om u de nieuwsbrief toe te sturen en om de inhoud daarvan aan u aan te passen. Dergelijke informatie omvat uw e-mailadres en informatie over uw reisgeschiedenis, gebruikspatronen en voorkeuren. Door gebruik te maken van deze informatie, kunnen we aanbiedingen doen die voor u het meest interessant zijn en waar u van profiteert.

Op de websites van Fjord Line gebruiken we informatie over onze gebruikers onder andere voor personalisatie. Dit betekent dat we de informatie die we over u en uw gebruik hebben verzameld, gebruiken om te bepalen hoe de inhoud van de website eruitziet als u ons bezoekt. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat we informatie over uw taalvoorkeur en eerder door u gezochte bestemmingen opslaan en weergeven op onze webpagina’s en dat we advertenties en aanbiedingen laten zien waarvan wij denken dat die bij u en uw wensen passen.

5.4Wettelijke voorschriften en bepalingen

Wij verwerken uw persoonlijke informatie om te voldoen aan de wettelijke vereisten en bepalingen met betrekking tot beveiliging en administratie.

Conform diverse wetten kan Fjord Line worden verplicht om persoonsgegevens door te geven aan verschillende autoriteiten, zoals politie en de douane. Dergelijke autoriteiten hebben toegang tot de passagierslijst via het “National Single Window Safe Sea Net”, dat wordt beheerd door de Noorse kustwacht.

Als we dergelijke informatie openbaar moeten maken, moet een schriftelijk verzoek, onder verwijzing naar de toepasselijke rechtsgrondslag van de uitleveringswet, naar Fjord Line worden gestuurd. Een verzoek voor de uitlevering van de persoonsgegevens moet samen met de aanvraag worden ingediend.

5.5Opslaglocaties

Bij het verwerken van gegevens maakt Fjord Line gebruik van onderaannemers om de veiligheid, stabiliteit en regelmaat van onze dienstverlening te waarborgen. Het gebruik van onderaannemers wordt geregeld via overeenkomsten met individuele leveranciers van gegevensverwerkingsdiensten. Fjord Line maakt uitsluitend gebruik van leveranciers die hun datacenters binnen de EU/EER-zone hebben en onder de Europese wetgeving op het gebied van gegevensbescherming vallen.

5.6Periode van bewaring

Fjord Line houdt zich aan de regels en bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel van de verwerking te bereiken. Als er toestemming is gegeven voor de verwerking, wordt in elke toestemming duidelijk vermeld hoelang de relevante persoonsgegevens worden bewaard.

• Leden- en reisinformatie betreffende Fjord Clubleden worden voor 3 jaar opgeslagen – berekend op basis van de laatst geregistreerde activiteit.
• Reisinformatie/geschiedenis en schriftelijke vragen van klanten worden gekoppeld aan uw klantprofiel en opgeslagen zolang de klantrelatie actief is en er toestemming is gegeven.
• Gegevens die relevant zijn voor de boekhouding worden 5 jaar bewaard geteld vanaf de transactiedatum.

5.7Toestemming

Toestemming voor het verzamelen, verwerken en openbaar maken van persoonlijke gegevens zal in sommige gevallen indirect of impliciet zijn, gebaseerd op de activiteit of transactie waarvoor u ons dergelijke persoonsgegevens hebt verstrekt.

We hebben, aangezien dit wettelijk verplicht is, een “accepteer”-beleid toegepast om toestemming te verkrijgen in verband met directe marketing en nieuwsbrieven. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer u lid wordt van Fjord Club.

6.Openbaarmaking van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden alleen aan derden openbaar gemaakt indien u daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit noodzakelijk is om aan onze contractuele verplichtingen jegens u te voldoen. Fjord Line verkoopt geen persoonsgegevens aan anderen.

We kunnen bijvoorbeeld een dienstverlener inschakelen om namens ons technische, administratieve, marketing- of andere diensten uit te voeren en uw gegevens met de juiste dienstverlener te delen.

Onze leveranciers omvatten accommodatie (bij het bestellen van pakketreizen), Netlife Dialog (marketing Fjord Club-leden), Kantar TNS (klantenonderzoeken), Google (marketing), Facebook (marketing), Amedia (marketing), Schibsted (marketing) en Carus Ab (boekingssysteem). Ze omvatten ook autoriteiten zoals de politie en de Noorse douane (op verzoek).

7.Persoonsgegevens en veiligheid

Fjord Line gebruikt verschillende vormen van beveiliging om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik of overdracht.

Zo slaan wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld op in datacenters met fysieke beveiliging en toegangscontrole. We gebruiken bekende versleutelingstechnologieën in verband met gegevensoverdracht en we bieden alleen de desbetreffende medewerkers toegang tot systemen die persoonsgegevens bevatten.

Als onderdeel van ons veiligheidswerk testen we ook regelmatig onze beveiligingsmechanismen.

8.Recht van toegang tot informatie

Artikel 18 van de Wet Persoonsgegevens geeft u het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van u in ons bezit hebben. U kunt toegang tot deze informatie aanvragen door contact met ons op te nemen zoals hieronder beschreven. U kunt toegang krijgen tot de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen zoals hierboven beschreven.

9.Contact

Als u contact met ons wilt opnemen om te weten welke persoonsgegevens wij in ons bezit hebben, om fouten te corrigeren of om een verzoek tot verwijdering van gegevens in te dienen, neem dan contact met ons op via e-mail of stuur een brief naar onderstaand adres met een kopie van uw ID (rijbewijs/paspoort):

Fjord Line AS
Elganeveien 1
4370 Egersund
Noorwegen